Menu

Jak zorganizować event?

Bardzo prosto ;) Znacznie trudniej natomiast jest zorganizować udany event.

Z dobrą imprezą jest jak z dobrą pizzą – podstawowe składniki są ogólnie znane; jednak tym, co decyduje o finalnym efekcie są pozornie nieistotne szczegóły, składające się na idealnie dopracowaną całość. W przypadku eventu tymi podstawami są z pewnością: lokal, muzyka, jedzenie i napoje. A szczegóły? W nich ponoć tkwi rogaty koleś, i nie bez przyczyny – są to bowiem najważniejsze, najbardziej drażliwe i najistotniejsze elementy.

Tego, jak zorganizować udane wydarzenie można oczywiście nauczyć się na własnych błędach, zaliczając po drodze serię wpadek i spektakularnych katastrof. Ale można również wzorować się na najlepszych, podglądając, jak oni to robią i dlaczego właściwie są najlepsi. Pani Barbara Grzebinoga z Event house zgodziła się uchylić rąbka tajemnicy i zdradzić swój przepis na udaną imprezę. Jakich więc składników będziemy potrzebować?

Przede wszystkim, przygotowanie udanego eventu należy zacząć od... rozmowy. Kto by się spodziewał, co? „Musimy porozmawiać”, czyli ulubiony tekst scenarzystów wszystkich oper mydlanych stoi u podstaw sukcesu firmy, której działalność jest zaprzeczeniem nudy i przewidywalności. Dobrze zorganizowana impreza musi jednak rozpocząć się właśnie rozmową, w czasie której należy ustalić, czego klient potrzebuje oraz jakie kwoty ma zamiar na to przeznaczyć. Część założonej sumy należy zarezerwować na wydatki konieczne: rezerwację lokalu, catering, napoje i muzykę (jednym słowem, na podstawowe składniki pizzy). Pozostałą kwotę będziemy mogli przeznaczyć na atrakcje dodatkowe, ale o tym za chwilę.

Kiedy budżet mamy ustalony, przystępujemy do wyboru lokalizacji. Idealny lokal powinien nie tylko spełniać podstawowe wymogi (czyli np. pomieścić wszystkich gości); należy też przyjrzeć się szczegółom, a więc ustalić:

  • Czy obiekt dysponuje terenami zielonymi? W jaki sposób można w nich spędzać czas? Jeśli jest to dopieszczony, zabytkowy starodrzew, gospodarze mogą nie być zachwyceni, jeśli zorganizujemy tam turniej paintballa.

  • Czy dysponuje salą bankietową i czy posiada ona odpowiednie nagłośnienie, klimatyzację, miejsca dla palących?

  • Czy wyżywienie odpowiada nam pod względem ilości, jakości i ceny?

  • Wreszcie, czy obiekt posiada odpowiednio duży parking lub czy jest możliwość zagwarantowania gościom transportu?

Jeśli szczęśliwie udało nam się znaleźć hotel odpowiadający naszym założeniom, teraz będzie już prawie z górki. Prawie – pozostaje bowiem najciekawsza (choć również najtrudniejsza) część, a więc atrakcje dodatkowe - czyli coś, co wypełni naszym gościom wolny czas i sprawi, że wydarzenie będą wspominać długo, z rozmarzeniem i z szerokim bananem na twarzy.

 

W jaki sposób dopasować atrakcje do gustów uczestników, które z definicji są rzeczą względną i mogą mocno się od siebie różnić? Wszystko zależy od charakteru spotkania oraz od wieku uczestników.

Event house poleca zagwarantować ludziom coś, czego nie mają na co dzień, co jest dla nich trudno dostępne albo wręcz niemożliwe do wykonania. I wcale nie musi to być wspinaczka na Mount Blanc (chociaż, w sumie, to czemu nie?). Doświadczenie uczy jednak, że zupełnie dorośli ludzie świetnie się bawią, mogąc raz zrzucić sztywne garnitury, puścić wodze fantazji i wykonać mały powrót do dzieciństwa. Może on zacząć się od budowy pojazdów z byle czego, w których uczestnicy przystąpią do wyścigów. Doskonale również sprawdzają się wszelkie zabawy plenerowe, jak tworzenie dużych obrazów lub organizacja integracji terenowych i obozów przetrwania. Każda zabawa powinna zakończyć się wspólnym, wieczornym bankietem, z obowiązkowym wręczeniem nagród i beztroską hulanką do białego rana.

Na szczegółowym rozplanowaniu atrakcji jednak nie kończy się rola agencji eventowej. Musi ona bowiem dograć najmniejsze szczegóły wydarzenia i zatroszczyć się o rzeczy, które laikom nawet nie przyjdą do głowy – a jeśli przyjdą, to tylko dlatego, że ktoś o nie nie zadbał i stały się przyczyną katastrofy.

Należy więc przede wszystkim sprawdzić, czy dojazd do obiektu jest w odpowiedni sposób oznakowany (a jeśli nie, to czy można go oznakować na potrzeby eventu), kto wita gości, kiedy już szczęśliwie dotrą na miejsce, a także czy są przeznaczone dla nich jakieś gadżety i kiedy je otrzymają.

Koniecznie należy także ustalić, o jakich porach, w jakiej formie i przy jakiej oprawie podawane będą posiłki, czy obiekt dysponuje odpowiednią liczbą pracowników i czy posiadają oni odpowiednie doświadczenie. Jeśli konieczne jest zatrudnienie hostess, to czy posiadają one kwalifikacje oraz szczegółowe instrukcje, co i kiedy mają robić, jak wyglądać?

A po czym poznać, że wszystko zostało dograne (oprócz, rzecz jasna, zachwyconych min gości)? Po tym, że event manager, obecny na wydarzeniu, nie ma co robić – oznacza to bowiem, że wszystko zrobił już wcześniej, a co więcej – że zrobił to naprawdę dobrze :)

Opis autora #2